Work the System - resenha crítica

Conhecendo o sistema

Para início de conversa, Carpenter, autor do livro, considera que as pessoas estão inseridas em sistemas individuais que, geralmente, servem para facilitar as tarefas ao longo dia. Como dirigir, preparar o café da manhã com o aparato de eletrodomésticos, jogar vídeo-games etc.

Essas atividades são feitas inconscientemente e não requerem muita reflexão antes de serem executadas. É como se estivessem “no automático”.

Isso porque, em algum momento, foi dedicado tempo, atenção, análise e prática antes que você se tornasse expert em fazer cada uma delas “de olhos fechados”.

E você consegue fazer isso porque você se debruçou diante aos detalhes destes processos anteriormente.

Bem, a primeira dica do autor para quem quer mudar de rumo profissional trata exatamente sobre isso.

Para ele, é importante que você consiga redirecionar atenção, habilidades perceptivas, investigativas e analísitcas para solucionar desafios profissionais que foram deixados de lado pelo grau de complexidade.

Feito isso, você ganha a capacidade de criar um mecanismo solucionador para cada desafio e tem o poder de acioná-lo sempre que precisar.

Provavelmente, você fará isso até que a ação se torne tão espontânea quanto os sistemas inseridos no sua rotina.

O segredo aí é observar o seu dia a dia de forma minuciosa, separando os eventos para que possam ser analisados de forma individual.

Se questione onde você pode aprimorá-los para que, desse modo, a sua rotina fique cada vez melhor, ou seja, mais objetiva, prática e funcional.

Para isso, Carpenter gosta de utilizar o termo “resultado holístico”, que é quando cada subsistema de componentes dentro do organismo está funcionando no pico de eficiência.

A motivação do autor é fazer você entender como funciona a metodologia dos sistemas e como ela pode mudar sua vida, assim como mudou a dele.

É fazer com que cada sistema importante inserido no seu dia a dia atinja o máximo de eficiência possível.

Iniciando o controle

Ao contrário do que muitos pensam, criticam e polemizam, ter controle é algo valioso.

Lembre-se de alguns bons momentos da sua vida. Provavelmente, você constará que eles tiveram a ver com alguma coisa que foi feita ou planejada ainda no passado.

Por essa razão, ter controle sobre o que acontece agora é muito importante para garantir que momentos futuros sejam como o desejado, o que, provavelmente, trará mais liberdade e riqueza para sua vida.

Carpenter passou alguns anos envolvido no que ele chama de “sexo, drogas e rock'n'roll”, colocando a culpa das próprias frustrações e infelicidade em terceiros e acreditando que maneira com que levava a vida era a melhor possível.

Até que certa vez ele se deparou com uma fotografia do festival de Woodstock, do qual havia participado na juventude. A imagem mostrava onde um casal de jovens que parecia dançar com leveza, sem preocupações e cheio de felicidade.

Nesse momento, ele chegou à conclusão que precisava mudar o rumo das coisas.

Isso porque para ele aquela foto já não era real. Ela, na verdade, mostrava um estado de espírito que vive apenas em breves momentos.

Afinal, a vida não é feita de felicidades contínuas e sem compromissos sérios, apesar de muitas pessoas pensarem assim. Não é a toa que vivam disapontadas com o próprio dia a dia.

Ele entendeu que aquele momento de leveza e de falta de obrigações foi feliz, mas a felicidade não se resumia a isso. Carpenter queria ter sucesso profissional e ser feliz pessoalmente. O desafio era unir as duas coisas.

Foi aí que ele entendeu que as coisas precisavam mudar de alguma maneira e passou a trabalhar sua visão para que isso acontecesse.

Entendendo alguns sistemas

Falando no festival, vamos usá-lo como exemplo para entender os sistemas que o autor tanto fala.

Para começar, um dos sistemas que funcionou foi o da música. O som estava bom; os técnicos sabiam manusear os equipamentos; os músicos estavam fazendo a sua parte e o local era adequado para os shows.

Em contrapartida, muitos outros sistemas deram errado. A entrada no evento foi prejudicada, com todas as cercas indo para o chão no primeiro dia; os sistemas de saneamento e médicos ficaram sobrecarregados e, por fim, a segurança ficou a mercê de poucos agentes privados que estavam no local.

Estas deficiências até foram ignoradas no primeiro dia, mas a partir do segundo as coisas começaram a apertar. No último dia de evento, ninguém aguentava mais.

Para o autor, o que manteve, de fato, o festival de pé foi a boa vontade dos participantes. Algo que não pode servir como exemplo de como as coisas devem ser levadas ou de como uma vida pode ser vivida.

Antes de apresentarmos as táticas dos sistema é importante que você entenda que a metodologia Work the System é um ponto de vista diferenciado, um modo de ver como o mundo gira por meio de um olhar mais atento e analisador.

É uma metodologia que ensina que o mundo funciona através de sistemas e, nessa obra, Carpenter mostra como entender e manipular as regras do jogo em favor de você mesmo.

Obviamente, ele precisava reverter esse jogo para a própria empresa e, finalmente, começar a dar certo nos negócios.

Gerenciando uma empresa

Assim que resolveu deixar a vida boêmia de lado e antes mesmo de lidar com a metodologia do sistema, Carpenter se dedicou a gerenciar a própria empresa, a Centratel, um negócio de telefonia que direcionava pessoas para os serviços que elas precisavam. Algo como um delivery de contatos profissionais.

Quando ele comprou a empresa, os desafios eram grandes. Os sistemas eram confusos ao ponto de prejudicar a eficácia do atendimento e os empecilhos financeiros eram desanimadores.

Entretanto, ele, felizmente, entendeu que não poderia passar a vida inteira trabalhando dessa forma e passou a enxergar o mecanismo de funcionamento da Centratel com mais clareza, o observando como uma coleção de subsistemas individuais.

Depois de conseguir levantar uma quantia significante em dinheiro com ajuda do banco e de amigos, o primeiro passo de Carpenter como CEO da empresa foi criar três documentos para nortear a produção e o trabalho.

Você precisa conhecer cada um deles.

Objetivo Estratégico

O primeiro foi chamado de Objetivo Estratégico. O segundo de Princípios Gerais de Operação e o terceiro de Procedimentos de Trabalho.

Fazendo uma analogia, o Objetivo Estratégico é como se fosse uma Declaração de Independência, um mandato para um futuro melhor.

Nesse documento, você deve traçar as metas que deseja alcançar. Provavelmente levará algumas horas para rascunhá-lo. É importante que, neste caso, você se limite a uma página, no máximo.  

Princípios Gerais de Operação

O documento de Princípios Gerais de Operação seria como uma Constituição, um conjunto de diretrizes para futuras tomadas de decisão.

Você também não deve morar muito para produzi-lo. Este é o documento que após a conclusão permanecerá estático durante os anos iniciais da metodologia aplicada a sua empresa.

Esses dois documentos devem ser os primeiros a serem criados, pois serão a base do trabalho que deve ser executado.

Procedimentos de Trabalho

E, por último, o documento de Procedimentos de Trabalho seria as leis, as regras do jogo.

É onde você demandará maior tempo de planejamento e execução. E como se fossem os produtos do processo de melhoria do sistema, cada um é uma diretriz exata para a execução do sistema.

Investindo na metodologia

Em média, para cada unidade de tempo que você gastará nos três documentos, o retorno será pelo menos cem vezes. Pode parecer um exagero, mas o autor garante que esse é o mínimo que se pode esperar.

Pôr em prática esses documentos quer dizer focar nos sistemas que apresentavam problemas com mais recorrência, eliminando as ineficiências e gerando novos procedimentos de trabalho.

Carpenter e suas equipes mergulharam fundo na proposta, reconstruindo e documentando várias centenas de sistemas existentes. Ao mesmo tempo, criaram novos sistemas a partir do zero e descartaram os inúteis.

Fazer com que todo o fluxo de trabalho da empresa passasse a obedecer esse tipo de organizações teve resultados positivos quase que imediatos.

O fortalecimento da comunicação interna foi um ponto forte. Em cada momento, todos os profissionais sabiam o que estava acontecendo em diversas frentes do negócio e, por isso, tinham uma certa autonomia para tomar decisões sem tropeçar em questões burocráticas.

A novidade também garantiu não só a diminuição das críticas de clientes, mas também de funcionários da empresa.

Logo nos primeiros momentos, a semana de trabalho de Carpenter caiu de oitenta para sessenta horas. Nos meses seguintes, caiu para menos de quarenta horas.

Mas nem tudo são flores. As novidades nos procedimentos de trabalho trouxeram pontos positivos para Carpenter pessoal e profissionalmente, e para a Centratel, contudo, alguns funcionários ficaram para trás.

O autor conta que, na época da aplicação dos documentos, dois gerentes não aceitaram o novo protocolo de sistema e não colocaram os procedimentos da documentação em prática.

Obviamente, eles foram substituídos por caras novas que estavam disponíveis à compreensão do sistema e à nova mentalidade da empresa.

Hoje, a Centratel entende que é de suma importância atrair e manter profissionais inteligentes, leais e orientados para os objetivos que movem a empresa.

A parte de atrair é fácil. Difícil mesmo é manter. Para isso, são oferecidos benefícios muito superiores aos de outras empresas da mesma região.

Os altos salários são resultados da eficiência interna das equipes, pois são poucas pessoas responsáveis por muito trabalho.

Gerenciando a própria vida

Após anos tendo a saúde prejudicada pela rotina de trabalho intensa e com o sucesso das formas de trabalho recém-alcançado, Carpenter considerou que era hora de cuidar outra coisa muito importante: a saúde.

E como o processo de sistematização das coisas no trabalho deu certo, por quê não aplicar a mesma estratégia à vida?

Foi o que o autor fez.

Usou a mesma metodologia aplicada aos negócios para “consertar” a saúde. Como questionou a Centratel, Carpenter questionou a si mesmo. Afinal, o que estava fazendo com que ele ficasse doente?

No início, os médicos acreditavam que era depressão. A doença, de fato, era um sintoma, mas não a fonte de tudo.

Ele andava estressado e com insônia, então era óbvio que estava deprimido, mas como poderia lidar com isso?

Para entender o que estava acontecendo com o próprio corpo Carpenter passou a encará-lo, assim como seu negócio, com uma coleção de subsistemas, na qual ele devia ajustar e eliminar muitos deles.

A fim de fazer isso com eficácia, o autor criou um plano pessoal assim como aqueles documentos feitos para nortear as ações da Centratel.

Primeiro, ele documentou os objetivos e diretrizes e, em seguida, uma série de ações que deveriam ser executadas para alcançar esses fins.

Obviamente, nem sempre tudo era conquistado, mas o projeto estava lá para ser seguido e Carpenter não desistiu dele mesmo com os empecilhos.

Se tornar cada vez mais saudável era uma consequência do cumprimento das ações.

Os sistemas de Carpenter, por mais ajudem a colocar os negócios e a vida em prática, não funcionam sem esforços. Eles precisam ser praticados para darem certo.

As nossas rotinas já são cheia deles. Alguns deles estão alinhados para alcançar os objetivos traçados, enquanto outros silenciosamente sabotam seus melhores esforços.

Lembre-se que você é um sistema de sistemas. A essência do seu trabalho, saúde e relacionamentos está nos sistemas e não há nada mágico ou complicado sobre eles ou sobre a sua gestão.

Então, sua missão é extrair, examinar e melhorar seus sistemas um por um até que você alcance seus Objetivos Estratégicos pessoais.

Voltando a falar de negócios e acionamento dos sistemas

Primeiro, você cria os sistemas, que são os documentos. Depois, eles passam a trabalhar para você.

Entretanto, para que isso ocorra de forma eficiente você precisa tomar algumas precauções.

A primeira delas é fazer com que eles sejam visíveis a todos da empresa. Em seguida, traga-os para perto e examine-os minuciosamente para ajustá-los. Depois, documente todo o processo e dê seguida o plano de acordo com eles.

Assim que fizer isso, você precisará enxergar as coisas de fora, como alguém alheio a todo processo. Afasta-se. Nessa fase, será comum o surgimento de perguntas como "por que eu não pude ver isso antes?”. Tudo bem. Isso deve ocorrer várias vezes. É um apontamento de que você está no caminho certo.

Em todo o processo, lembre-se de algumas importantes.

• Você precisa agir. Boas intenções, atitude positiva e enorme entusiasmo não são suficientes. São as ações que tornam o sucesso tangível.
• O custo de fazer negócios e de assumir riscos são um passo à frente dos seus melhores esforços. Podem ocorrer contratempo, mas três passos para frente e um passo para trás é, sem dúvida, um caminho que dá certo.
• Lembre-se de que a maioria das pessoas não falha ao cometer erros evidentes. Eles falham porque não agem. Se você se enquadra nessa categoria, prepare para mudar suas atitudes. Ou a falta delas, no caso.

Com a metodologia aplicada, Carpenter garante que você será uma pessoa diferente vivendo uma vida melhor e mais diferente ainda.

Você saberá que está dando certo quando ao fim do dia você conseguiu progredir a caminho das suas metas e ainda assim passou parte dele com quem realmente importa para você. Isso quer dizer que você trabalhou de forma eficaz e foi feliz.

A ideia aqui é fazer com a que, a partir da aplicação dos documentos e métodos compartilhados por Carpenter, você promova o crescimento da sua empresa em paralelo com a sua qualidade de vida.

Em momento algum foi falado que o sucesso no trabalho é garantido sem esforços. O Work the System trata de trabalho e não relaxamento ou alguma combinação de ambos.

Se você tem um negócio, sua missão é trabalhar duro, seguir a risca tudo que foi planejado, mas fazendo ajustes quando necessários e deixando toda equipe a par engajada com a estratégia.

Tudo isso, é claro, com a consciência de que você não precisa trabalhar 24 horas por dia e acabar com estresse e insônia.

Provavelmente, existem muitos profissionais de sucesso que vivem desse modo. Mas, se você está lendo esse microbook, obviamente, não quer entrar para esse clube e prefere uma vida em carreira e vida pessoal estejam equilibradas.

Administrando uma máquina

Se você já entendeu que a sua empresa é um conglomerado de subsistemas que formam um só, passe a tratá-la, metaforicamente, como ela é: uma máquina. E existem três dicas que podem lhe ajudar nisso.

Primeiro, como falamos anteriormente, lembre-se de documentos todas as fases dos processos de aplicação da metodologia dos sistemas.

Com tudo registrado e acessível a todas, você terá  sistema excelente para verificar se cada processo está sendo realizado corretamente de acordo com as necessidades da empresa.

Isso também facilita caso você possua um negócio franqueado, por exemplo, com funcionários e clientes de diferentes culturas e gostos.

Depois, você precisa medir seus resultados. Não há negócio que funcione sem métricas de desempenho!

Afinal, se você não mede nada, como saberá que as táticas empregadas estão funcionando com excelência?

A terceira e última dica é cuidar das revisões e ajustes.

Mesmo que alguns documentos mantenham-se inalterados por anos, você precisará fazer um reparo aqui e outro ali em algumas estratégias.

O que não estiver dando certo precisará de ajuste. E quem vai lhe mostrar isso são suas métricas.

Lembre-se dos documentos e de como fazê-los. A partir ponha em práticas e siga as demais dicas do autor sobre a metodologia, pois é a sua maneira de encarar o mundo que pode mudar a sua vida.

Notas Finais

Sam Carpenter desmistifica o discurso de sucesso nos negócios atrelado ao esforço sem limites e mostra que, seguindo a metodologia Work the System, é possível promover uma empresa com eficácia e garantir muita qualidade de vida.

Você acompanhou uma obra lançada em 2009 e que hoje é testada e comprovada por empreendedores de mundo todo.

Agora que você já sabe como o processo funciona, que tal se arriscar e seguir os mesmos passos que o autor Sam Carpenter?

Dica do 12’

Se você gostou deste microbook e ficou curioso para conhecer outros diferentes processos de trabalho e crescimento empresarial leia também “Trabalhe quatro horas por semana”, de Timothy Ferriss. Nele, você verá que não precisa esperar a aposentadoria para começar a curtir a vida sem se preocupar com o trabalho.

Outra leitura que pode interessar você é o microbook “De empreendedor e louco todo mundo tem um pouco”, que conta a história de Linda Rottenberg,  a fundadora da Endeavor, uma das maiores organizações de apoio a empreendedores do mundo.